Fechamento

A Rotina de fechamento é uma das mais importantes e que precisa ser realizada pelo RH, indicamos que seja realizada uma vez por mês pois serve de base para o pagamento das horas do colaborador.

Visão fechamento:

Indo em fechamento a primeira visão é Em pré- fechamento, Concluídos, Não concluídos e Cancelados, podendo filtrar por datas, número de fechamento, unidade de negócio, turno, equipe, departamento e centro de custo.

Após finalizar o processo é gerado o espelho de ponto oficial MTE para assinatura dos colaboradores e onde também é gerado dois dos arquivos fiscais o ACJEF e o AFDT.

Como realizar:

Menu Controle de ponto > aba Fechamentos 

Cliquem em "+Novo pré-fechamento"

Insira a Data de Início e Data de Término (até 62 dias) > Unidade de negócio e escolha como vai Filtrar > Clique em "Gerar pré-fechamento"

Se possuir banco de horas o sistema vai mostrar um alerta dos colaboradores que estão a vencer ou vencidos para quitação do saldo assinalar sim ou não para fechar.

Selecione os colaboradores que deseja fechar (um ou mais) 

Temos 3 opções na tela a seguir, abaixo como utilizar cada uma delas.

Opção 1= Cancelar significa que ao optar por cancelar você perde os dados obtidos no pré-fechamento.

Opção 2= Salvar pré-fechamento significa que ao salvar você poderá realizar ajustes e validar informações sempre que for necessário, dentro do período determinado na criação. Para isso clique em e depois clique em "Confirmar".

Opção 3= Concluir fechamento significa que ao optar por concluir o seu pré-fechamento se torna um fechamento oficial. Estará disponível na aba Concluídos.

Ao concluir o fechamento sistema vai trazer um alerta e questionar se deseja ou não continuar o fechamento.

Clicar em confirmar:

Quando o processo de fechamento já estiver concluído será gerado o espelho de ponto oficial exigido pelo MTE, nele constam os totais para pagamento ou/e desconto do colaborador, às informações apresentadas dependem da configuração de regra de negócio, além disso após o processo fica disponível para o gerar dois dos arquivos fiscais o ACJEF e o AFDT.

1. Visualizar espelho ponto

Controle de ponto > aba fechamento > procura o fechamento na aba de concluídos > clica no ícone do olho > seleciona os colaboradores que quer visualizar o espelho ponto e após no botão visualizar espelho ponto.

2. Filtros espelho ponto

Na tela de visualização do espelho ponto no cabeçalho é possível fazer filtros para visualização (centro de custo, colaborador, turno, equipe ), o tamanho da visualização também pode ser escolhido entre pequeno, médio e grande.

3. Lista de opções

Em lista de opções temos algumas opções de inserir ou retirar colunas, única “personalização” da estrutura que consegue realizar hoje, pois seguimos um padrão geral, veja as opções abaixo:

No espelho de ponto o cabeçalho tem um padrão trazendo as informações de cadastro do colaborador, esse cabeçalho muda de acordo com alguns filtros e configurações.

Exemplo: se o fechamento for realizado por unidade de negócios traz informações de CNPJ, se for por centro de custo não traz.

Outra forma de visualização do espelho ponto é acessando menu:

   Controle de ponto > fechamentos > aba fechamentos concluídos > clica nesse ícone: , que terá os filtros e lista de opções, após selecionar e colocar o e-mail os espelhos ponto serão enviados diretamente ao e-mail inserido.

4. Editar fechamento

Controle de ponto > fechamento > aba fechamentos concluídos > visualizar > editar fechamento

Pode excluir colaboradores ou até mesmo incluir nesse mesmo fechamento.

5. Para cancelar o fechamento

Controle de ponto > fechamento > aba fechamentos concluídos > clica nesse ícone: 

Lembrando que após concluir não será possível reverter o cancelamento.

Um ponto super importante sobre o fechamento é que além dele ser o oficial para assinatura do colaborador pelo MTE e gerar os totais para pagamento, na Pontomais ele tem a importância de realmente fechar o período, isso significa que não será possível mais fazer qualquer alteração, e caso ele seja cancelado e o turno que o colaborador está não tem mais as configurações de quando estava fechado por exemplo, pode ocorrer uma alteração dos totais, por isso muito cuidado ao cancelar os fechamentos.

Exemplo: Imagine que a sua empresa utilize o banco de horas, no mês de janeiro e fevereiro os fatores de multiplicação são 50% e 100%, porém no mês de março com um novo acordo coletivo os fatores mudam para 60% e 80% , mas você não fez o fechamento de ponto dos meses anteriores essa nova configuração vai entrar para todos os meses e alterar o banco de horas de um período que você já faz o pagamento em folha e se referiam a outros percentuais.