Exportação para folha de pagamento

A exportação para folha de pagamento é um arquivo onde contém todos os totais para pagamento ou desconto dos colaboradores, horas normais, extras, banco de horas e etc. Essa exportação facilita muito a comunicação entre o sistema da Pontomais e o software usado pela contabilidade para fechamento e pagamento de folha.

1º Fechamento:

O primeiro passo para a configuração da exportação da folha de pagamento é o fechamento, através dele é gerado o espelho ponto que traz os totais a serem pagos ou descontados na folha de pagamento.

Sem o fechamento não tem totais para exportar, então na hora de gerar o arquivo para exportação se colocar datas de um período sem fechamento ou mesmo fazer um filtro que não tenha fechamento de ponto, não terá nenhuma informação para ser gerada.  

Segue abaixo arquivo de como fazer o fechamento:

https://docs.google.com/document/d/1_I0Ohduuwfx_EptGWWe5NbbvMiHsf5LmxbFoLVgJKvg/edit#

Com quais softwares a Pontomais faz a exportação hoje?

Para conferir basta ir em Configurações > Exportação Folha de Pagamento>

+ Criar Novo Layout e em Software está a relação de todos disponíveis.

2º Criação do layout de folha:

Configurações > Exportação Folha de Pagamento

+ Criar Novo Layout

Quando entramos no menu + Criar Novo Layout tem várias opções de folhas e cada qual com sua particularidade.

Escolher o software que utiliza > Colocar descrição > datas (fechamento) ou filtro > Escolher o formato > Filtros não obrigatórios se desejar > Eventos a serem exportados.

Software:

Escolher o software que utiliza dentro das opções disponíveis hoje no sistema, caso utilize um que ainda não integramos,  poderá nos enviar o layout em PDF com as especificações, pelo atendimento (chat e e-mail) e em até 60 dias criaremos o layout no sistema.

Lembrando que o documento enviado passa por uma avaliação se tiver todas as informações necessárias para criação, aí sim a SLA de 60 dias começa a contar.

Descrição:

Neste campo pode colocar o título desse layout que vai ajudar a diferenciar quando precisar criar mais de um layout.

Exemplo:

Matriz Curitiba, Filial SP

Data inicial e data final:

Nesse campo é onde coloca-se as datas do fechamento realizado. Lembrando que se fez vários fechamentos para várias unidades, equipes, turnos com a mesma data o sistema irá puxar as informações de todos os fechamentos referentes a data de início e fim selecionados.

Caso não queira puxar todos os fechamentos desta, existem os filtros que veremos em Filtrar por.

Formato das horas:

O formato das horas em que o software trata as informações é bem importante, existem duas formas para que sejam demonstradas no arquivo, são elas sexagesimal (base 60) ou centesimal (base 100), na prática seria a definição se a separação dos dados será por vírgula (,) ou por dois pontos (:), lembrando que a informação de qual formato utilizar precisa ser verificada na sua folha. 

Exemplo:

10:31 é a representação sexagesimal e 10,51 em centesimal, se trata da mesma informação porém aplicadas de formas diferentes.

Filtrar por:

O filtro não é obrigatório, pois tem a possibilidade de colocar as datas e o sistema automaticamente puxa as informações de todos os fechamentos que constam nas datas escolhidas, porém caso queira filtrar temos disponíveis os seguinte filtros:

Assim se trabalha com regras de cálculo diferentes em cada unidade, ou mesmo equipe, turno e assim por diante pode separar filtrando por qual desejar.

Se filtrar por número de fechamento, esse número pode ser consultado em: Controle de ponto > Fechamento > aba concluídos > Número, automaticamente será preenchido com as datas desse fechamento em data inicial e final.

Desconsiderar faltas, horas extras e horas faltantes ignoradas do banco de horas:

Na hora de gerar o arquivo de exportação, fica a critério da sua empresa utilizar ou não essa função.

Campos e eventos:

Os eventos da folha, ou seja, os códigos (rubricas) que aparecem no holerite.

Cada código desse é definido pelo próprio sistema de folha que você usa, depois da definição desses eventos é preciso ligar cada um deles a um campo, esse campo é o significado de cada evento

Exemplo:

O evento de nº 0001 que representa um campo de “total de horas extras 1”.

Por isso é importante cadastrar todos eles, esse cadastro de eventos e campos será feito apenas uma vez e todo mês já ficará pronto,  apenas vai preencher a descrição, o período, e salvar.

Então esse código do evento precisa preencher, não existe um padrão cada empresa/cliente usa numerais diferentes que significam um campo na folha de pagamento.

Em caso de dúvidas consulte na sua contabilidade.

Validação:

Após ter passado por todo o  processo desde o fechamento, escolha do software e parametrização, é importante sempre validar os dados, por isso após cadastrar todas as informações clique em visualizar antes de baixar o arquivo.

O sistema vai trazer as informações de uma forma super clara em colunas de acordo com o layout.

Após parametrizado, o sistema salva estas configurações para quando fazer novamente esse processo somente será preciso incluir o período do fechamento.

Para ver as informações definidas clique em  'visualizar'.

Para importar no software é só fazer o download do arquivo.