Exportação para folha de pagamento

A exportação para folha de pagamento é um arquivo onde contém todos os totais para pagamento ou desconto dos colaboradores, horas normais, extras, banco de horas e etc. Essa exportação facilita muito a comunicação entre o sistema da Pontomais e o software usado pela contabilidade para fechamento e pagamento de folha.

1º Fechamento:

O primeiro passo para a configuração da exportação da folha de pagamento é o fechamento, através dele é gerado o espelho ponto que traz os totais a serem pagos ou descontados na folha de pagamento.

Sem o fechamento não tem totais para exportar, então na hora de gerar o arquivo para exportação se colocar datas de um período sem fechamento ou mesmo fazer um filtro que não tenha fechamento de ponto, não terá nenhuma informação para ser gerada.  

Segue o artigo de como fazer o fechamento: para acessá-lo clique aqui.

Com quais softwares a Pontomais faz a exportação hoje?

Para conferir basta ir em Configurações > Exportação Folha de Pagamento>

+ Criar Novo Layout e em Software está a relação de todos disponíveis.

2º Criação do layout de folha:

Configurações > Exportação Folha de Pagamento

+ Criar Novo Layout

Quando entramos no menu + Criar Novo Layout tem várias opções de folhas e cada qual com sua particularidade.

Escolher o software que utiliza > Colocar descrição > datas (fechamento) ou filtro > Escolher o formato > Filtros não obrigatórios se desejar > Eventos a serem exportados.

Software:

Escolher o software que utiliza dentro das opções disponíveis hoje no sistema, caso utilize um que ainda não integramos,  poderá nos enviar o layout em PDF com as especificações, pelo atendimento (chat e e-mail) e em até 60 dias criaremos o layout no sistema.

Lembrando que o documento enviado passa por uma avaliação se tiver todas as informações necessárias para criação, aí sim a SLA de 60 dias começa a contar.

Descrição:

Neste campo pode colocar o título desse layout que vai ajudar a diferenciar quando precisar criar mais de um layout.

Exemplo:

Matriz Curitiba, Filial SP

Data inicial e data final:

Nesse campo é onde coloca-se as datas do fechamento realizado. Lembrando que se fez vários fechamentos para várias unidades, equipes, turnos com a mesma data o sistema irá puxar as informações de todos os fechamentos referentes a data de início e fim selecionados.

Caso não queira puxar todos os fechamentos desta, existem os filtros que veremos em Filtrar por.

Formato das horas:

O formato das horas em que o software trata as informações é bem importante, existem duas formas para que sejam demonstradas no arquivo, são elas sexagesimal (base 60) ou centesimal (base 100), na prática seria a definição se a separação dos dados será por vírgula (,) ou por dois pontos (:), lembrando que a informação de qual formato utilizar precisa ser verificada na sua folha. 

Exemplo:

10:31 é a representação sexagesimal e 10,51 em centesimal, se trata da mesma informação porém aplicadas de formas diferentes.

Filtrar por:

O filtro não é obrigatório, pois tem a possibilidade de colocar as datas e o sistema automaticamente puxa as informações de todos os fechamentos que constam nas datas escolhidas, porém caso queira filtrar temos disponíveis os seguinte filtros:

Assim se trabalha com regras de cálculo diferentes em cada unidade, ou mesmo equipe, turno e assim por diante pode separar filtrando por qual desejar.

Se filtrar por número de fechamento, esse número pode ser consultado em: Controle de ponto > Fechamento > aba concluídos > Número, automaticamente será preenchido com as datas desse fechamento em data inicial e final.

Desconsiderar faltas, horas extras e horas faltantes ignoradas do banco de horas:

Na hora de gerar o arquivo de exportação, fica a critério da sua empresa utilizar ou não essa função.

Campos e eventos:

Os eventos da folha, ou seja, os códigos (rubricas) que aparecem no holerite.

Cada código desse é definido pelo próprio sistema de folha que você usa, depois da definição desses eventos é preciso ligar cada um deles a um campo, esse campo é o significado de cada evento

Exemplo:

O evento de nº 0001 que representa um campo de “total de horas extras 1”.

Por isso é importante cadastrar todos eles, esse cadastro de eventos e campos será feito apenas uma vez e todo mês já ficará pronto,  apenas vai preencher a descrição, o período, e salvar.

Então esse código do evento precisa preencher, não existe um padrão cada empresa/cliente usa numerais diferentes que significam um campo na folha de pagamento.

Em caso de dúvidas consulte na sua contabilidade.

Validação:

Após ter passado por todo o  processo desde o fechamento, escolha do software e parametrização, é importante sempre validar os dados, por isso após cadastrar todas as informações clique em visualizar antes de baixar o arquivo.

O sistema vai trazer as informações de uma forma super clara em colunas de acordo com o layout.

Após parametrizado, o sistema salva estas configurações para quando fazer novamente esse processo somente será preciso incluir o período do fechamento.

Para ver as informações definidas clique em  'visualizar'.

Para importar no software é só fazer o download do arquivo.