Nessa publicação você confere:
O que é o fechamento?
O fechamento de ponto é a validação dos registros de ponto dos colaboradores em um período, geralmente realizado mensal. Neste processo, o gestor ou RH analisa minuciosamente os registros, garantindo a contabilização correta das horas trabalhadas, incluindo descontos por faltas e cálculo de horas extras. Além de contribuir para a gestão precisa da folha de pagamento, o fechamento de ponto assegura a conformidade com obrigações legais e trabalhistas, permitindo uma administração eficiente do tempo de trabalho.
Como fazer o fechamento de ponto?
Passo 1: acesse o menu “Controle de ponto” localizado à esquerda do sistema.
Passo 2: selecione a aba “Fechamento”.
Passo 3: clique no botão “+ Novo pré-fechamento”.
Passo 4: preencha os parâmetros necessários para o fechamento. Confira o detalhamento de cada campo ao lado.
Passo 5: Ao concluir, clique em “Gerar pré-fechamento”.
Campo obrigatório. Estabelece o período do fechamento e aceita um período de até 62 dias retroativos, o mais comum é que seja feito mensal em períodos de 30/31 dias. São aceitas apenas datas retroativas, não é possível fazer o fechamento de um dia em andamento ou datas futuras.
Campo obrigatório. As opções disponíveis são centro de custo ou unidade de negócio. Quando uma unidade de negócio é não empregadora, a única forma de fazer o fechamento é por centro de custo.
Campo obrigatório. Selecione qual é a unidade de negócio ou centro de custos que o fechamento será feito.
Campo opcional. Se a empresa precisa realizar o fechamento por grupos menores de colaboradores, é possível realizar filtros por turnos, equipes e departamentos.
Validação de totais e ajustes de ponto
Nesta etapa ocorre a validação e correção dos pontos registrados. O sistema pode apontar correções obrigatórias que devem ser realizadas antes do fechamento. Além disso, a empresa tem a oportunidade de fazer uma pré-visualização dos totais, permitindo identificar a necessidade de outras correções, se houver.
Ajustes obrigatórios
Não é permitido realizar o fechamento de colaboradores com números ímpares de registro de ponto, pois o Sistema não consegue gerar cálculos de totais. É preciso fazer um ajuste de ponto.
Exemplo: se o colaborador registra a entrada, saída para o intervalo e retorno do intervalo (total de 3 registros), é como se ele nunca tivesse encerrado a jornada de trabalho nesse dia e não tem como o Sistema calcular se houve horas extras, horas faltantes, etc.
Indica que houve o lançamento de um afastamento, exceção de jornada, etc., para o colaborador e ele registrou o ponto nesse período. O colaborador não pode ter jornada em um período que não deveria estar trabalhando, então o período de afastamento/exceção deve ser corrigido.
Não é permitido ter fechamento para dois períodos, então o Sistema indica quando as datas preenchidas nos parâmetros de fechamento estão (total ou parcialmente) em outro fechamento. Para conseguir incluir o colaborador no período solicitado, é preciso cancelar o anterior.
Sinaliza quando o colaborador solicitou um ajuste que não foi aceito ou recusado pelo gestor.
Como quitar o banco de horas?
A quitação é o pagamento ou desconto em folha do saldo acumulado em banco de horas. Durante o fechamento, a opção quitar banco aparece à direita do nome dos colaboradores e pode ser total (zera o banco de horas) ou parcial.
É possível configurar um tempo de vigência para o banco de horas. Nesse caso, se houverem colaboradores com saldo a vencer/vencidos, o Sistema exibe um alerta. O alerta não quita o banco automaticamente, só avisa para a empresa selecionar os colaboradores.
Como concluir o fechamento?
Depois dos processos acima, é hora dos colaboradores que farão parte do fechamento serem selecionados (todos ou alguns) e concluir o fechamento ou salvar o pré-fechamento.
O que é o pré-fechamento?
É uma opção de congelar um determinado período para alterações, mas sem concluir oficialmente o fechamento. Se não for necessário, basta optar por “Concluir fechamento” na próxima etapa.
Quando o fechamento é concluído e precisa ser editado, é preciso cancelá-lo ou remover o colaborador com edições pendentes.
Manter o pré-fechamento facilita essas edições, sendo uma alternativa para organização da empresa.
Atenção: o pré-fechamento não substitui o fechamento. Para gerar arquivos fiscais, gerar totais de horas extras e faltantes e fazer exportação para folha de pagamento ainda é necessário concluir um fechamento.
Quando é recomendado?
- Quando a empresa precisa validar um cenário com o colaborador antes de concluir o fechamento;
- Se for preciso interromper o processo de fechamento e dar continuidade em outro momento.
Arquivos fiscais.
Ao finalizar o fechamento é possível obter arquivos fiscais como o espelho ponto. Basta selecionar todos os colaboradores ou alguns e em seguida selecionar o arquivo que deseja gerar.
Se quiser conferir mais informações sobre arquivos que importantes que podem ser solicitados em uma auditoria fiscal, confira nossa publicação sobre arquivos fiscais.
Manual em pdf.
Confira o nosso manual em PDF sobre o fechamento de ponto! Você pode divulgar entre os usuários que fazem esse processo em sua empresa.
Exportação para a folha de pagamento
Ao finalizar o fechamento, os dados gerados podem ser exportados para o programa que a sua empresa usa para gerar holerites. Isso é feito por meio da exportação para folha de pagamento.
Tem dúvidas e é gestor ou administrador do sistema? Estamos à disposição pelos canais de suporte pelo chat e e-mail, em meajuda@pontomais.com.br de segunda a sexta, das 09h às 18h.