Nessa publicação você confere:
O que é o AFD?
O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é um arquivo fiscal que contém apenas registros de ponto originais dos colaboradores, ou seja, que não passaram por ajustes, abonos, etc. Por só conter registros originais, sem ajustes ou ações manuais, esse é o único arquivo que pode ser importado no sistema.
Requisitos para importação
- O cadastro do relógio, Unidade de negócio e o AFD precisam possuir o mesmo número de CNPJ.
- O número de fabricação do relógio deve estar idêntico no cadastro do relógio e no AFD.
- O número do PIS do colaborador precisa ser o mesmo no AFD e no Sistema Pontomais (para AFD no formato da Portaria 1510).
- O número do CPF do colaborador precisa ser o mesmo no AFD e no Sistema Pontomais (para Portaria 671).
- O cadastro do colaborador precisa estar associado a Unidade de negócio correta no Sistema Pontomais, ou seja, mesma CNPJ do AFD.
Como importar o AFD?
Passo 1: obtenha o arquivo AFD diretamente do seu relógio ponto. Basta inserir um pen drive na entrada USB ao lado do equipamento. Em seguida, aparecerão as mensagens “Mapeando pen drive” e “Gerando AFD”. Ao remover o pen drive, o arquivo AFD do relógio será salvo no formato txt.
Passo 2: no menu vertical à esquerda, selecione a opção “Configurações” e, na seção “Integrações”, clique em “Arquivos fiscais”. O sistema identifica automaticamente se o arquivo está no novo formato (MPT 671) ou no formato antigo (Portaria 373) e aceita ambos, desde que os AFDs sejam válidos e estejam no formato txt.
Passo 3: informe o período de datas do arquivo e selecione o arquivo extraído no Passo 1. Em seguida, clique no botão “Processar”.
Passo 4: após o processamento do AFD, o Sistema Pontomais identifica a partir de qual dos relógios ponto cadastrados em sua base o arquivo foi extraído. Se o equipamento ainda não estiver cadastrado, você recebe uma mensagem de alerta com instruções para cadastrar um novo relógio ponto.
Passo 5: com o relógio identificado, você poderá visualizar os colaboradores presentes no arquivo. Se desejar, poderá pesquisar por nome, CPF ou PIS para encontrá-los e verificar os detalhes dos registros que serão importados. Após conferir as informações necessárias, clique em “Importar”.
Passo 6: a próxima tela é o menu “Consulta de processos”, em que você pode conferir o andamento dessa ação enquanto realiza outras atividades no sistema. Quando a importação for finalizada, os pontos serão associados aos seus respectivos colaboradores.
Como importar o AFD quando o colaborador possui mais de um cadastro na mesma empresa?
É possível que um único colaborador tenha mais de um vínculo com o mesmo empregador (CNPJ) e então, uma mesma Unidade de negócio possui dois cadastros para o mesmo colaborador. Ao importar o arquivo AFD, é necessário selecionar a qual cadastro os pontos serão vinculados. Essa situação é comum em casos como escolas, onde um professor tem registros de atividades pela manhã e à tarde, por exemplo.
Após selecionar o arquivo AFD e clicar em “Processar”, o sistema apresenta os colaboradores destacados, cadastrados na mesma unidade de negócio. Basta selecionar um deles para efetuar a importação.
Alertas na importação
Colaborador não encontrado: se o Sistema não localiza o colaborador do AFD na Unidade de negócio em que o relógio está vinculado, o alerta abaixo é exibido:
NSR (Número Sequencial de Registros) duplicado: ao identificar um NSR duplicado, o Sistema exibe no menu “Consulta de processos” um alerta de ação pendente.
Passo 1: clique no olho ao lado direito do processo e selecione os registros que serão importados.
Passo 2: o Sistema exibirá um alerta avisando que alguns registros possuem o NSR idênticos a outros registros que já estão no Sistema, para continuar marque “Importar”.
Passo 3: em seguida, uma nova importação é criada no menu “Consulta de processos”. Você pode acompanhar a importação por lá.
Importante: a ação pendente continua aparecendo para a primeira importação, mas não é possível importar novamente. Isso acontece porque o Sistema Pontomais não permite importação registros de ponto com a mesma data e hora.
Como exportar o AFD?
Para conferir como exportar arquivos fiscais, confira nossa publicação sobre o tema.
Tem dúvidas e é gestor ou administrador do sistema? Estamos à disposição pelos canais de suporte pelo chat e e-mail, em meajuda@pontomais.com.br de segunda a sexta, das 09h às 18h.